Una de las responsabilidades más importantes que tiene una pequeña empresa es pagar a sus empleados con precisión y a tiempo.
En el pasado, realizar nómina era un proceso meticuloso que requería que el personal de RR. HH. Rastreara las hojas de tiempo de los empleados, calcule las horas extra o convirtiera minutos a horas.
Se gastaron tiempo y recursos valiosos para asegurarse de que se siguieran las leyes y que los trabajadores se pagaran correctamente.
Aunque algunos continúan empleando métodos tradicionales para rastrear las horas y realizar la nómina, otros han adoptado un enfoque más moderno.
Los sistemas de asistencia de tiempo permiten a los trabajadores ingresar y administrar sus propias horas, eliminando la carga del empleador.
Al racionalizar el proceso de asistencia, las empresas han ahorrado dinero, mayor productividad y mejoran el cumplimiento de las leyes laborales.
Aquí está todo para saber sobre los relojes de tiempo de los empleados y cómo las organizaciones pueden usarlos en su beneficio.
¿Qué es un reloj de tiempo de empleado?
Un sistema de reloj de empleado es undispositivoEso registra los horarios de inicio y finalización para los empleados por hora en el lugar de trabajo. Dependiendo del tipo de software de seguimiento de tiempo, los trabajadores pueden intervenir a través de una aplicación de reloj de tiempo o en una consola en el lugar de trabajo.
Punch - en datos se integra automáticamente con un sistema de software de nómina que utiliza el personal de recursos humanos para pagar a los empleados por horas trabajadas. El propósito del software de reloj de tiempo es rastrear electrónicamente y documentar la asistencia para mantener la precisión de la nómina.
Hay cinco tipos diferentes de relojes de tiempo, incluidos -
1. Relojes de tarjeta de perforación
Los empleados insertan una tarjeta de papel en una máquina al llegar y dejar el trabajo. La máquina marca la fecha y la hora de la tarjeta para indicar una hora de inicio y finalización.
Debido a su simplicidad, estos relojes son implementados con mayor frecuencia por pequeñas empresas que no emplean trabajadores remotos.
2.Reloj digital
Con un reloj de tiempo digital, en lugar de inyectar una tarjeta de perforación, los trabajadores deslizan una tarjeta con una tira magnética a través de una máquina. La máquina rastrea automáticamente el golpe - en la fecha y la hora para el uso posterior del personal de la nómina.
Un panel táctil electrónico es otro tipo de reloj digital que no requiere que los empleados se mantengan en una tarjeta. En su lugar, los trabajadores colocan un código personal en una máquina que guarde automáticamente el golpe - en los datos.
3. Software de la estación de tiempo
El software de la estación de tiempo permite a los trabajadores ingresar y salir a través de una computadora. Los empleados utilizan una computadora específica para todos los golpes -} Ins.
O las empresas pueden integrar el software con una computadora personal para permitir que los empleados ingresen el tiempo en sus estaciones de trabajo individuales.
Un beneficio para el software de la estación de tiempo es que los datos de tiempo se pueden integrar con un sistema de software de nómina, lo que hace que sea más fácil realizar la nómina más adelante.
4. Relojes de huellas digitales
Los relojes de tiempo biométrico identifican a una persona a través de rasgos humanos individuales, como una huella digital.
Los empleados pusieron su dedo en un escáner que identifica a la persona al hacer coincidir la punta de los dedos con una imagen almacenada pre - en una base de datos. Si hay una coincidencia precisa, la máquina del reloj Time hace un sonido de agradecimiento discernible.
Los relojes de tiempo biométrico de huellas digitales evitan golpear a los amigos o fraude porque una huella digital es imposible de duplicar.
Otro beneficio es que los empleados ya no necesitan preocuparse por recordar un código o olvidar accidentalmente su tarjeta de perforación en casa. ¡Es difícil olvidar una parte del cuerpo!
5. Relojes de mano
Un reloj de perforación de mano es otra forma de un sistema de autenticación biométrica. En lugar de una huella digital, este tipo de relojes usan la palma de una mano para autenticar la identidad del trabajador.
Un escáner coincide con una parte de la palma con una imagen de base de datos almacenada pre - para verificar el trabajador. Al igual que los relojes de huellas dactilares, este tipo de dispositivos también son útiles para prevenir el golpe y el fraude de los amigos.
¿Por qué son importantes los relojes de tiempo?
Trabajadores que utilizan undispositivo de cronometrajeTenga una representación precisa de cuándo comienza y termina su día.
Los empleadores sabrán exactamente cuándo un miembro del equipo debe almorzar o un descanso, y cuándo se supone que debe regresar. Esto asegura que no se les pida a los miembros del equipo que trabajen más de lo que se supone que deben.
Un sistema de software de tiempo efectivo también garantiza que todos estén trabajando cuando se supone que deben ser. Los gerentes pueden utilizar Punch - en datos como evidencia para enfrentar a aquellos que llegan constantemente tarde o toman almuerzos excesivamente largos. Esto ayudará a maximizar los niveles de productividad y eficiencia con el tiempo.
Reloj - en datos se integra automáticamente con un sistema de software que hace que sea mucho más simple que los empleados de recursos humanos realicen nómina. La integración de la nómina facilita el cumplimiento de las leyes laborales porque hay datos para demostrar que los empleados están trabajando el número correcto de horas y se les paga en consecuencia.
¿Cómo son beneficiosos los relojes de tiempo?
Los relojes de tiempo ofrecen varios beneficios para las empresas, incluidas -
1. Ahorra tiempo y dinero
Recopila automáticamente datos y realiza cálculos - porque Punch - en datos se recopila y calcula automáticamente, el personal de Recursos Humanos pasa menos tiempo verificando horas y clasificando las hojas de tiempo.
Proporciona menos espacio para el error humano - Convertir manualmente minutos a horas y estimar las horas extras es un proceso meticuloso que es fácil de calcular mal.
Los cálculos inexactos cuestan a las empresas hasta el 7% de sus costos generales de nómina. Esto también resulta en más trabajo para enmendar el error en un cheque de pago posterior.
El software de reloj de tiempo elimina las oportunidades de error humano y ahorra dinero al realizar todos los cálculos necesarios automáticamente.
Minimiza el fraude
Los empleados ya no pueden pedirles a un amigo que se registre para ellos cuando utilicen un dispositivo de reloj de tiempo. Algunos software de cronometraje se integra con GPS para asegurarse de que los trabajadores estén donde necesitan estar al golpear.
Esto también ahorrará dinero asegurando que las empresas pagan exactamente lo que le deben a la persona correcta.
Hace que sea más fácil rastrear los costos laborales
Las empresas pueden ver qué empleados están trabajando la mayor cantidad de horas y qué áreas de trabajo son las más caras.
El software de tiempo de tiempo también muestra quién está utilizando la mayor cantidad de horas extras para completar el trabajo y cómo estos costos se acumulan y se comparan con los estándares de la industria.
Las empresas pueden tomar decisiones más informadas sobre si contratar a más trabajadores o confrontar a un empleado que sea menos productivo de lo que debería ser.
2. Aumenta la productividad y la participación de los empleados
Los relojes de tiempo también mejoran los niveles de productividad y eficiencia al tiempo que maximiza la moral de los empleados. Hay varias razones para esto, como -
Los empleadores tienen acceso inmediato a datos de nómina - Los dispositivos de cronometraje brindan a las empresas acceso instantáneo a datos e informes que demuestran tardanzas repetidas o ausencias excesivas.
Al mantenerse informado, es más fácil abordar los problemas de asistencia y aumentar la productividad.
Los gerentes pueden prevenir el absentismo
El absentismo provoca interrupciones constantes en el flujo del día - a - operaciones de día. Los relojes de tiempo hacen que sea más fácil para los empleadores rastrear a los trabajadores que tienden a llamar regularmente. Los empleadores pueden trabajar con estas personas para prevenir y minimizar las futuras ausencias.
Los relojes de tiempo ayudan a mejorar la cultura de la empresa
Cuando hay un flujo de empleados que cancelan el trabajo, se supone que la gerencia es laxa. El personal se tomará menos en serio su trabajo y no se preocupará por llamar enfermo.
Los relojes de tiempo hacen que sea más fácil abordar los problemas de asistencia y disminuir el absentismo, ayudando a mejorar la moral. Esto disminuirá los problemas de asistencia al tiempo que mejorará los niveles de productividad.
¿Cuáles son las reglas del reloj de tiempo del empleado?
ElLey de Normas de Trabajo Justo(FLSA) autoriza un conjunto de reglas para las horas de los empleados, horas extras y pago. Aquí están las regulaciones y reglas importantes a seguir -
1. Tiempo de seguimiento
La FLSA permite a los empleadores rastrear el tiempo de la manera que deseen siempre que los registros sean precisos. Las opciones incluyen -
Marcado biométrico -Cualquier método que emplee un escáner biométrico para rastrear el golpe - en los datos de cada trabajador
Proximity Rocking -Un sistema que utiliza varios métodos, como tarjetas de perforación o insignias de identificación.
PC Rocking -Los empleados pueden usar software para registrar su tiempo en una computadora personal.
SMS Rocking -Esto proporciona una forma de registrar a través de mensajes de texto
2. Redondeo
La FLSA permite a los empleadores redondear la cantidad de minutos de los empleados en lugar de registrar el número exacto de minutos trabajados.
Las empresas pueden medir el tiempo en incrementos de 10 minutos y luego redondear o bajar dependiendo de qué tan cerca esté el número al incremento rastreado.
Por ejemplo, si una persona trabajara 7 horas y 58 minutos, el 58 redondearía hasta 60. Esto significa que el empleado ha trabajado un total de 8 horas.
3. La regulación de 7 minutos
La mayoría de las empresas rastrean el tiempo en intervalos de 10 a 15 minutos. Para incrementos de 15 minutos, 7 minutos es el corte para redondearse. Durante 8 o más minutos, el empleador se redondeaba.
Por ejemplo, si trabaja 4 horas y 6 minutos, el empleador puede redondear a 4 horas trabajadas. Si trabaja 4 horas y 12 minutos, el empleador puede redondear hasta 4 horas y 15 minutos.
¿Por qué son importantes las reglas del reloj de tiempo del empleado?
La implementación de reglas de cronometraje efectivas es esencial paracumplimientocon leyes y regulaciones estatales y federales. Utilizar un reloj de tiempo minimizará la posibilidad de romper una de estas reglas.
Los empleados exentos no - son aquellos que trabajan en un horario por hora. Se requiere que las empresas rastreen sus horas y descansos y los compenen durante las horas extras trabajadas.
Debido a que los empleados no exentos trabajan una variedad de horas, utilizar un dispositivo de cronometraje ayuda a administrar su tiempo con precisión.
Verifique si el estado ha promulgado leyes de programación predictiva que requieren que las empresas notifiquen avanzados de cualquier cambio en los horarios a los empleados exentos no -.
También es esencial garantizar que esté vigente un buen sistema de cronometraje, ya que los cambios en el horario pueden hacer que sea más difícil rastrear el tiempo manualmente.
Non - los empleados exentos tienen derecho a pagar en ciertos estados si están en la llamada -. Estar en la llamada - significa que un empleado está disponible para el trabajo y está esperando que el empleador se ponga en contacto con él/ella.
En ciertos estados, estos en - los trabajadores de llamadas se compensan incluso si no se les llama al trabajo. Puede ser difícil para el personal de recursos humanos rastrear el tiempo de ON - Llamar a los empleados que en realidad no están en el lugar de trabajo.
La implementación de un sistema de reloj de tiempo ayuda a cumplir con las regulaciones estatales porque en - las llamadas de llamadas pueden simplemente administrar su propio tiempo a través de su teléfono móvil o computadora personal.
Las reglas de FLSA dictan que los trabajadores no exentos tienen derecho a un pago de horas extras que es equivalente a o más de 1 y veces su pago normal si trabajan más de 40 horas por semana.
Las empresas son responsables de garantizar que los empleados no exentos que trabajen en tiempo extra se pagan con precisión. Utilizar un reloj de tiempo para administrar horas extras eliminará la presión del personal de recursos humanos y evitará violar las leyes laborales.
Cómo administrar el tiempo y la asistencia de los empleados
Estas son las mejores prácticas para administrar el tiempo y la asistencia de los empleados en el lugar de trabajo -
1. Investigación de problemas de absentismo
Determine qué problemas de absentismo existen, por qué existen y las mejores soluciones para resolver cualquier problema recurrente.
Realice un enfoque holístico que examine el golpe histórico - en datos, áreas problemáticas específicas y los departamentos que tienen los niveles más altos de absentismo.
2. Estrategia para disminuir el absentismo
Una vez que se investiga y analiza la causa raíz del absentismo, promulga estrategias para combatir el problema. Estas son las mejores prácticas -
Tomar medidas disciplinarias- instruir al departamento de recursos humanos que monitoree el absentismo y promulgue medidas disciplinarias cuando sea necesario.
Requiere verificación de la enfermedad- Después de 2 días, requiere que los trabajadores muestren la nota del médico para verificar la enfermedad. Esto evitará que los empleados llamen enfermo a menos que haya una razón médica - aprobada para hacerlo.
Utilizar el tiempo pagadoFuera de los bancos- tiempo libre de bancos ofrece a los trabajadores una cantidad asignada de días para enfermedades, vacaciones u otros fines. La utilización de un banco de tiempo libre de pago permite a los empleados usar su discreción para hacer tiempo - solicitudes de apagado.
Recompensa a los empleados compatibles- Implementar un enfermo - Política de incentivos de licencia donde los bonos en efectivo se otorgan a aquellos que tienen un absentismo mínimo. Esto aumentará los niveles de productividad al tiempo que crea una cultura de la empresa que alienta a los trabajadores a seguir las reglas.
Incorporar un programa de bienestar- Debido a que existe un vínculo entre la enfermedad y el absentismo, implementar un programa de bienestar podría ser una idea beneficiosa. Si es financieramente posible, ofrezca una membresía en el gimnasio o proporcione una lista de recursos a los trabajadores que fomenten una vida saludable.
Por qué es importante un rastreador de asistencia de empleado
Un reloj de tiempo y un software de asistencia de empleados efectivos puede optimizar el trabajo, ahorrar dinero y promover el éxito de la compañía. Aquí están elrazones importantesPor qué importa un rastreador de asistencia -
Demuestra la capacidad de abordar los problemas de asistencia
Es importante asegurarse de que no se abusen de políticas relacionadas con el tiempo de descanso o los días de enfermedad.
Tener un sistema de cronometraje efectivo ayudará a la gestión a abordar cualquier preocupación persistente con las personas apropiadas.
Permite a los empleadores acomodar a los trabajadores remotos
La utilización de un dispositivo de seguimiento de tiempo de un empleado administra el tiempo remoto de los trabajadores y hace cumplir la responsabilidad sin ser demasiado restrictivo.
Las empresas que desean ahorrar dinero empleando trabajadores remotos pueden estar seguros de que la productividad no se verá afectada.
Asegura la precisión de la nómina
Un sistema de gestión de asistencia es especialmente útil para mantener la precisión de la nómina. Evita que los empleados por hora exentos de exceso de pago por alto o subestimado por alto, los empleados por hora exentos porque las horas se calculan exactamente a medida que se ingresan.
Promueve la recopilación de datos de productividad de tiempo - de tiempo
Utilizar un método confiable para recopilar información de asistencia de tiempo - real muestra quién es productivo y quién no.
Una visión precisa de los niveles de productividad hace que sea más fácil contratar y programar de acuerdo con las necesidades de cada departamento.
Con el tiempo, esto puede ahorrar dinero porque las empresas contratarán y programarán basados en datos de productividad confiables en lugar de instinto solo.
Reliminar las tareas de nómina de recursos humanos
Los dispositivos de cronometraje permiten al trabajador rastrear su propio tiempo en lugar de confiar en uno o dos empleados de nómina para administrar toda la tarea.
Proporciona pruebas en caso de una demanda
Los dispositivos de tiempo recopilan un reloj preciso - en datos que resultan útiles en caso de una demanda o auditoría del IRS.
Esta información puede usarse como evidencia en el caso de que un ex empleado intente demandar por salarios perdidos o si el estado afirma que no hay - cumplimiento de las regulaciones FLSA.
Conclusión
Aquí están las conclusiones clave para recordar los sistemas de gestión del tiempo.
Elija el sistema de gestión del tiempo adecuado- Decide qué dispositivo es óptimo para las necesidades de la empresa. Las opciones incluyen el reloj de la tarjeta de perforación, el reloj digital, el software de la estación de tiempo, el reloj de huellas digitales o un reloj de punta manual.
Recuerda las razones para usar relojes de tiempoLos relojes de tiempo - proporcionan una representación precisa de las horas trabajadas mientras gestiona con precisión la información de nómina para el personal de recursos humanos.
Investigar los beneficios- Los sistemas de gestión del tiempo ahorran tiempo, dinero, aumentan la productividad y aumentan la moral en el lugar de trabajo.
Conocer y seguir las reglas de FLSA- Reglas de FLSA de investigación junto con las regulaciones estatales para asegurarse de que se sigan todas las leyes.
Estrategia para prevenir el absentismo- Implementar políticas que fomenten la asistencia. Por ejemplo, promulgar medidas disciplinarias para delincuentes repetidos, incorporar un programa de bienestar o requerir la verificación de la enfermedad.
Sepa por qué la utilización de un sistema de cronometraje es importante- Entre otros beneficios, un sistema de gestión del tiempo aumenta la precisión de la nómina, mejora la productividad, proporciona - Up Clock - en datos y agiliza el trabajo de recursos humanos.
